10 Themen rund um die Personalentwicklung, die Du unbedingt beherrschen solltest

Maßnahmen, Ziele und Instrumente der Personalentwicklung sind in nahezu allen kaufmännischen IHK-Abschlussprüfungen ein Thema – vom Handelsfachwirt über den Betriebswirt bis hin zum Wirtschaftsfachwirt. Weil das Thema so breit gefächert ist, habe ich mir die Originalprüfungen der IHK aus den vergangenen Jahren angeschaut und nach häufig wiederkehrenden Fragestellungen gesucht. Folgende Themen solltest Du in jeden Fall nochmal wiederholen.

Thema 1: Strategische und operative Ziele der Personalentwicklung

Bevor es an die verschiedenen Instrumente der Personalentwicklung geht, wird gern nach den konkreten Zielen gefragt. Häufig beziehen sich die Fragestellungen auf ein fiktives Fallbeispiel; grundsätzlich wichtig ist dabei der Unterschied zwischen strategischen und operativen Zielen der Personalentwicklung.

Strategische Ziele (also langfristige, formale Pläne) könnten beispielsweise sein:

• Der Wissensstand der Mitarbeiter in der Produktion soll kontinuierlich auf den neuesten, technischen Stand gehalten werden.
• Die Nachwuchsarbeit soll zügig verbessert und junge Leute an das Unternehmen gebunden werden.
• Die Führungsstile der leitenden Angestellten sollen stets den Anforderungen der modernen Arbeitswelt entsprechen.

Für die konkrete Realisierung dieser Ziele sind operative Ziele notwendig, die einen stärkeren Bezug zur täglichen Arbeit aufweisen und präzise Maßnahmen benennen. Mögliche Antworten sind:

• Jeder Mitarbeiter erhält pro Quartal eine Schulung, die thematisch eng mit seinem Aufgabengebiet verknüpft ist.
• Die Auszubildenden erhalten künftig zwei Ansprechpartner, mit denen sie fachliche und persönliche Fragen klären können.
• Für die Führungskräfte wird eine moderne E-Learning-Plattform eingerichtet, mit der sie auf relevante Inhalte zu verschiedenen Themenbereichen zugreifen können.

Thema 2: Warum ist Personalentwicklung überhaupt notwendig?

Eine sehr beliebte Prüfungsfrage in IHK-Weiterbildungen bezieht sich auf die Gründe für die Personalentwicklung. Warum sollten sich Unternehmen überhaupt damit befassen und Geld dafür ausgeben?

Bei den Antworten dreht es sich in der Regel um zwei Sichtweisen: die interne Unternehmensperspektive und die Betrachtung gesellschaftlicher Entwicklungen, die Personalentwicklung notwendig machen.

Intern geht es vor allem um folgende Themen:

• Schulung der Mitarbeiter, um künftige Führungspositionen besetzen zu können
• Mitarbeiter für technisch anspruchsvolle Aufgaben qualifizieren
• Know-how für qualitativ hochwertige Produkte schaffen
• Das eigene Unternehmen attraktiver für Fachkräfte machen
• Mitarbeiter durch regelmäßige Weiterbildungsangebote an das Unternehmen binden

Bei der externen, also gesellschaftlichen Perspektive drehen sich die Antworten meist um folgendes:

• Das eigene Unternehmen vom Fachkräftemangel möglichst unabhängig machen
• In Zeiten des demografischen Wandels für Nachwuchskräfte sorgen
• Mitarbeiter sollen mit dem technologischen Fortschritt mithalten können
• Eigene Mitarbeiter sollen auch auf dem internationalen Markt agieren können (z.B. Sprachkenntnisse)

Thema 3: Wie wird der allgemeine Personalbedarf bestimmt?

Etwas vorgelagert, aber für die Personalentwicklung unverzichtbar, ist die Frage, wie viele Stelle im Unternehmen überhaupt besetzt werden müssen. Darauf aufbauend kann geschaut werden, welche Form der Weiterbildung zurzeit benötigt wird, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Wie der Personalbedarf berechnet wird und welche Begriffe Du in diesem Zusammenhang kennen solltest, erfährst Du in diesem Artikel.

Thema 4: Wie lässt sich der konkrete Bedarf an Weiterbildungsmaßnahmen ermitteln?

Diese Fragestellung ist schon mehrfach in Prüfungen aufgetaucht (u.a. beim IHK Handelsfachwirt), der Detailgrad war allerdings recht unterschiedlich. Teilweise war es schon ausreichend, das allgemeine Vorgehen zu umreißen: Soll-Anforderungen definieren, Ist-Qualifikation der bestehenden Mitarbeiter erfassen, Abgleich der beiden Bereiche durchführen.

In anderen Jahren ging es hingegen um ein sehr konkretes Fallbeispiel. Dabei musste das allgemeine Vorgehen auf ein fiktives Unternehmen übertragen und mit Leben gefüllt werden. Zum Beispiel musste definiert werden, welche Soll-Anforderungen im konkreten Fall sinnvoll sind.

In meinen Augen scheint der Trend bei den Abschlussprüfungen der IHK eher zu konkreten Fallbeispielen zu gehen. Allerdings finde ich diese Aufgabenstellungen sogar etwas leichter, da sie näher an der Praxis sind und vom theoretischen Level etwas wegkommen.

Thema 5: Die Phasen der Personalentwicklung

Genau wie viele andere Themen lässt sich auch die Weiterbildung des Personals in verschiedene Phasen einteilen. Hierbei handelt es sich um die Planungsphase, die Durchführungsphase und die Transferphase.

Während die ersten beiden Phasen grundsätzlich noch selbsterklärend sind, wird es bei der Transferphase schon etwas kniffliger. In diesem Teil geht es darum, wie das neue gelernte Wissen in den Arbeitsalltag übernommen werden kann. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass die Schulungsmaßnahmen auch konkrete Fortschritte für das Unternehmen bringen und sich die Investition gelohnt hat.

Wenn die Prüfungsfrage etwas weiter ins Detail geht, kommt es vor, dass Du Dir einzelne Inhalte für die drei Phasen überlegen musst – das geschieht in der Regel wieder anhand eines Beispiels.

Dann solltest Du den Prozess im Kopf einmal durchgehen, dann ergeben sich die Inhalte recht gut. In der Planungsphase tauchen dann etwa Fragen nach dem Entwicklungsbedarf, den konkreten Schulungsinstrumenten oder der zeitlichen Organisation auf. Die Durchführungsphase umfasst Dinge wie die tatsächliche Weiterbildung, das Festigen der gelernten Inhalte und möglicherweise noch eine Bewertung der Veranstaltung. Die Transferphase kümmert sich schließlich um die oben beschriebenen Inhalte.

Thema 6: Die wichtigsten Maßnahmen in der Personalentwicklung

Ein sehr großer Themenblock sind immer wieder die konkreten Instrumente der Personalentwicklung. Dabei reicht die Spannbreite von einer einfachen Auflistung möglicher Maßnahmen bis hin zur detaillierten Beschreibungen einzelner Varianten. Folgende Instrumente sollten Dir ein Begriff sein (inklusive einiger Vor- und Nachteile):

• Vorträge und Vorlesungen
• Seminare
• E-Learning-Kurse
• Coaching
• Einsatz des Mitarbeiters als Stellvertreter/Assistent
• Projektgruppen
• Mentoring
• Training on the job, near the job und off the job
• Job Enlargement, Job Enrichment und Job Rotation

An dieser Stelle auf alle Instrumente einzugehen, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Zu einzelnen Themen wird es aber bald separate Inhalte geben.

Thema 7: Training on the job, Training near the job und Training off the job

Diese drei Instrumente tauchen so häufig in den IHK-Prüfungen auf, dass sie nochmal eine eigenständige Betrachtung und Erläuterung verdienen. Wenn Du folgende Definitionen beherrscht, hast Du schon einen wichtigen Schritt getan:

Training on the job: Diese Form der Personalentwicklung setzt voll auf das Learning by Doing. Die Weiterbildung findet direkt am Arbeitsplatz statt und läuft parallel bzw. ergänzend zu den regulären Aufgaben des Mitarbeiters. In der Regel wird der Lernende von einem erfahrenen Mitarbeiter als Coach betreut.

Training off the job: Hierbei geht es um die klassische Fortbildung außerhalb des Arbeitsplatzes und damit auch ohne direkten Bezug zum Arbeitgeber. Sie findet außerhalb des Büros statt und ist tendenziell theoretisch aufgebaut. Dazu zählen klassische Vorträge, Kurse oder Seminare.

Training near the job: Diese Weiterbildung wählt den Mittelweg der beiden anderen Varianten. Strukturell ähnelt sie zwar eher einer klassischen Fortbildung (z.B. als Seminar), inhaltlich bleibt aber ein klarer Bezug zum Arbeitsalltag erhalten. Beispielsweise könnte eine konkrete Fragestellung aus dem Unternehmen im gemeinsamen Kurs bearbeitet werden.

Thema 8: Die wichtigsten Stufen des Coachings

Wie Du oben gesehen hast, zählt das Coaching zu den zentralen Instrumenten der Personalentwicklung. Für IHK-Abschlussprüfungen ist das Thema sogar so wichtig, dass es regelmäßig und detailliert abgefragt wird. Neben der üblichen Vor- und Nachteile-Frage geht es dabei vor allem um die Phasen des Coaching-Prozesses. Dazu zählen:

• Erstgespräch, um gegenseitiges Vertrauen aufzubauen
• Analyse der Ist-Situation des Gecoachten
• Definition der Soll-Situation für den Gecoachten
• Erstellung eines Coaching-Konzeptes
• Konkrete Durchführung des Coachings
• Gemeinsame Kontrolle des Erreichten

Thema 9: Die wichtigsten Lernmethoden der Personalentwicklung

Meist, aber längst nicht immer, bezogen auf Auszubildende, werden die Lernmethoden für die Weiterbildung abgefragt. Dabei geht es in der Regel um eine Auflistung der wichtigsten Instrumente, möglicherweise ergänzt um einige Vor- und Nachteile. Folgende Lernmethoden solltest Du kennen und bewerten können:

• Klassischer Vortrag
• Leittextmethode
• Projektarbeit
• Fallstudie
• Vier-Stufen-Methode
• Rollenspiel

Thema 10: Die Ausbildung junger Mitarbeiter

Zu guter Letzt ist das Thema „Ausbildung“ unverzichtbar in dieser Liste. Von oberflächlichen Fragen bis zu sehr detaillierten Fachfragen ist es immer wieder in den Abschlussprüfungen zu finden. Leider ist die Ausbildung ein so weitreichendes Thema, dass ich es an dieser Stelle nicht weiter behandeln kann. In separaten Beiträgen findest Du aber immer wieder Erklärungen zu den einzelnen Themen.

* Bei den markierten Verweisen zu Amazon handelt es sich um Affiliate-Links. Wenn du darüber etwas kaufst, erhalte ich eine Provision für meine Empfehlung. Für dich ändert sich nichts, denn Preis, Lieferung etc. bleiben gleich. Herzlichen Dank für deine Unterstützung!